Við erum vön því að nota gagnagrunna daglega. Þegar flett er upp í símaskrá, eða skjal vistað á diski er notaður gagnagrunnur. Sé gerður minnis-, eða innkaupalisti er notaður gagnagrunnur.
Gagnagrunnur eða Database er skipulagt safn upplýsinga sem geymt er eftir skilgreindu kerfi eða markaðri hugsun. Gögnin eru þá grunnurinn sem mynda upplýsingar í grunninum og er þá kominn gagnagrunnur. Bankareikningur er gagnagrunnur og líta má á allar upplýsingar sem geymdar eru eftir skipulögðu kerfi sem gagnagrunn, hvort sem hann er í tölvu eða ekki.
Bókhaldarar geyma til dæmis bókhald sitt í gatamöppu. Flest ef ekki öll bókasöfn geyma upplýsingar um bókaeign sína á sérstökum spjöldum, eða í spjaldskrá.
Þannig mætti lengi telja upp gagnagrunna sem geymdir eru á annars konar miðlum en í tölvu. Þeir eru þó allir skipulagðir eftir skilgreindu kerfi og má bæði sækja upplýsingar í þá og setja upplýsingar inn í þá eftir skipulögðum reglum.
Greinilega setur það gagnagrunni nokkrar skorður ef hann er aðeins aðgengilegur í prentuðu formi, samanber símaskrána. Myndi það auka notagildi grunnsins ef hægt væri að fletta upp t.d. öllum númerum sem enda á 343 eða öllum eigendum símanúmera á Aflagrund 40.
Slíkt er ekki framkvæmanlegt í prentaðri útgáfu en þarfir af slíku tagi hafa ýtt við þróun gagnagrunna í tölvutæku formi sem hafa slíkan sveigjanleika.
Gagnasafns-umsjónarkerfi eða Database Software er hugbúnaður sem bíður upp á aðferðir til að skipuleggja gagnasöfn í tölvum. Með öðrum orðum; Forrit sem leyfa skipulagningu gagnasafna með aðstoð tölvu. Slík kerfi nefnast á ensku Database Management Systems (DBMS), hér þýtt sem gagnasafns-umsjónarkerfi, stundum uppnefnt gagnagrunns-kerfi.
Hugtakið gagnagrunns-kerfi ætti þó frekar við þegar gagnagrunnurinn hefur verið hannaður og einhver forrit smíðuð til að meðhöndla hann. Þannig eru hvoru tveggja Microsoft Access og MySQL aðeins gagnasafns-umsjónarkerfi.
Þegar gagnagrunnur er aðgengilegur á Vefnum þýðir það að tölvan sem miðlar vefsíðum með gögnum úr gagnagrunni hafi aðgang að gagnagrunns miðlara eða Database Server og geti miðlað þeim gögnum sem sá miðlari geymir.
Gagnagrunns hugbúnaður
Gagnagrunns umsjónarkerfi, eða gagnagrunns hugbúnaður nefnist á ensku „Database Management System,“ skammstafað DBMS. Slíkur hugbúnaður þá ætlaður til að skilgreina og geyma gagnagrunna eftir einhverju kerfi og sníða mismunandi aðgengi að þeim gögnum sem grunnarnir geyma.
Yfirleitt er ætlast til þess að gagnagrunns hugbúnaður leyfi hönnuði grunnsins að sníða hann eftir eigin kröfum, hvort heldur gagnagrunninn sjálfan eða aðgengi að gögnum hans.
Flest slík kerfi bjóða forritunar skil (Application Programming Interface eða API) sem leyfa að gerð séu sérsniðin forrit er geti tengst við grunnana. Gott dæmi um slíkt er einmitt vefsíða sem vinsar upplýsingar úr gagnagrunni. Annað dæmi gæti verið Microsoft Access sem leyfir að smíðað sé forrit utanum grunninn.
Til eru ýmsar tegundir slíkra gagnasafns-umsjónarkerfa en vinsælust eru kerfi fyrir venslaða gagnagrunna (Relational Databases). Best þekktu dæmin fyrir einstaklings notkun og smærri fyrirtæki eru Microsoft Access, dBase og Borland Paradox. Þessi kerfi eru þó smápeð við hlið stóru gagnagrunns miðlaranna s.s. Oracle, Microsoft SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, SAP og MySQL, svo fáein vel þekkt nöfn séu nefnd.
Miðlara/biðlara vinnsla
Yfirleitt er gert ráð fyrir því þegar um gagnagrunns miðlara er að ræða að gagnagrunnurinn sé geymdur á sérstakri tölvu og þar sé keyrður sérstakur hugbúnaður, oftast sem púki eða Daemon sem stjórni öllum aðgangi að grunninum og þeim gögnum sem hann geymir. Slík uppsetning er jöfnun höndum nefnd miðlari eða þjónn (Server).
Miðlarinn sér um að miðla gögnum í grunninum til notendaforrita sem nefnast þá biðlarar (Clients) samkvæmt einhverri aðgangsstýringu (e. Access Control) og skammta notenda aðgengi (e. User Access).
Mikilvægt er þegar hér er komið að gefa aðgangsstýringu og notenda aðgengi góðan gaum.
Þegar gagnagrunnur er hannaður er ekki aðeins ákvarðað hvaða gögn séu geymd og hvernig heldur einnig hverjir geti séð hvaða gögn, hvernig þeir geti séð þau, og síðast en ekki síst hverjir mega eyða gögnum, bæta nýjum við eða dagrétta þau sem fyrir eru. Allt þetta er framkvæmt í miðlaranum en ýmist umbeðið eða skoðað gegnum biðlara.
Gagnagrunnsþjónar eða Database Servers miða ætíð að því að gögnin séu á netþjóni og biðlari sæki í aðgang að gögnunum gegnum nettengingu eftir atvikum. Þá er gert ráð fyrir að gögnin fái þeir einir séð sem hafa til þess tiltekin leyfi eða aðgang.
Yfirleitt er þannig gert ráð fyrir að mismunandi notendur með mismunandi aðgangsheimildir sjái misýtarleg gögn. Í slíkum tilfellum er einmitt mjög gott að hafa einhvers konar forritunarskil til að geta saumað aðgangsstýringar betur eftir þörfum. Sem dæmi væri grunnur sem leyfir starfsfólki að fletta upp vörum og gera tilboð en yfirmönnum að stofna nýjar vörur og skilgreina grunnverð.